Firmy platí za Microsoft 365 Copilot PRO statisíce, ale zaměstnanci ho nepoužívají. Proč, a jak to napravit

Microsoft Copilot je koupený, ale nikdo ho neumí pořádně používat

Microsoft 365 Copilot patří k nejrychleji rostoucím firemním AI nástrojům. Vedení firem vidí demo, kde AI během pár vteřin napíše e-mail, shrne hodinovou schůzku nebo připraví prezentaci, a rozhodne se investovat. Licence se nakoupí, IT oddělení je aktivuje a tím to většinou končí.

Podle dostupných dat pravidelně používá Copilot jen zhruba 35 % zaměstnanců, kteří k němu mají licenci (zdroj: Amplinate.com), U firem, které nasadí Copilot plošně bez jasné strategie a školení, klesá reálná adopce dokonce na 12–22 % (zdroj: Avantiico.com). Zbytek licencí se buď nevyužívá vůbec, nebo jen na úrovni "napiš mi e-mail", což je z toho, co Copilot umí, zlomek.

Firma tak měsíc co měsíc platí za nástroj, který má reálně využívat desítky nebo stovky lidí, a fakticky ho aktivně používá jedna třetina z nich – a i ta často jen povrchně.

Kde přesně se ztrácí investice do Copilotu: konkrétní příklad

Vezměme typickou střední firmu s 60 zaměstnanci, kteří dostanou licenci Microsoft 365 Copilot. Při orientační ceně kolem 700 Kč na uživatele měsíčně (odvozeno z ceníku Microsoft, cca 30 USD/uživatel/měsíc) jde o investici zhruba 42 000 Kč měsíčně, tedy přes 500 000 Kč ročně.

Firma licence nasadí, pošle interní e-mail „od dnešního dne máte k dispozici Copilot" a případně přidá odkaz na obecné video od Microsoftu. Žádné cílené zaškolení na konkrétní procesy firmy neproběhne.

Co se stane dál, popisují i zahraniční analýzy adopce Copilotu: „Mnoho zaměstnanců nebylo na Copilot proškoleno vůbec, nebo v lepším případě dostali hodinový webinář a PDF" (zdroj: Sentry Tech Solutions). Podle McKinsey nabízí strukturované školení generativní AI jen jedna ze tří organizací, přestože 48 % firem samo přiznává, že je pro úspěšné zavedení nezbytné.

Výsledek u naší modelové firmy: z 60 licencí je aktivně používá 20 lidí, a to většinou jen na základní psaní textů. Zbylých 40 licencí, tedy zhruba 330 000 Kč ročně, firma platí za nástroj, který nikdo neotevírá nebo který se používá na zlomek svého potenciálu. Nejde o chybu technologie – jde o chybějící zaškolení a chybějící propojení nástroje s reálnou prací lidí.

Co se stane, když se lidé Copilot naučí skutečně používat

Rozdíl mezi „mít licenci" a „umět nástroj používat" je v číslech markantní. Firmy se strukturovaným zaškolením a interními ambasadory AI dosahují 2–3× vyšší míry aktivního používání Copilotu než firmy, které nechají zaměstnance, ať se to naučí sami. Organizace s promyšleným rozjezdem se dostávají na 65–78% adopci, oproti 12–22 % u firem bez plánu.

Konkrétní dopad na produktivitu:

Zaškolení uživatelé ušetří v průměru přes hodinu týdně, u části zaměstnanců i více než 30 minut denně. Tvorba dokumentů ve Wordu je díky správně používanému Copilotu rychlejší o 50–60 %, práce s daty a modelování v Excelu o 30–40 %. Studie Forrester (TEI) u firem s promyšleným nasazením Copilotu ukazuje návratnost investice 116 % a úsporu 9 hodin měsíčně na uživatele.

Rozpočet na školení a change management se přitom obvykle pohybuje jen v řádu 5–15 % z ceny licencí za první rok. U naší modelové firmy s ročním výdajem 500 000 Kč za licence by šlo o 25 000–75 000 Kč do školení, které může zachránit stovky tisíc korun jinak nevyužité investice.

Proč lidé Copilot nepoužívají, i když ho mají

Z praxe i z dostupných analýz vyplývají tři opakující se důvody.

• Zaměstnanci neví, k čemu přesně Copilot v jejich konkrétní roli slouží. Obecné demo od Microsoftu ukazuje univerzální use case, ne to, jak nástroj pomůže účetní, obchodníkovi nebo projektovému manažerovi v jejich každodenní agendě.
• Lidé neumí formulovat zadání (prompty) tak, aby dostali použitelný výstup, zkusí to jednou, dostanou obecnou odpověď a nástroj dál neotevřou.
• Chybí interní vzor – bez „AI šampiona" nebo proškoleného týmu, který ukáže konkrétní workflow, zůstává Copilot exotickou položkou v nabídce Office, kterou nikdo neotevírá.

Jak investici do Copilotu skutečně zúročit

Nasazení licencí by nikdy nemělo končit rozesláním přístupů. Aby se investice do Microsoft 365 Copilot Pro vrátila, potřebuje firma tři věci: 

• cílené školení šité na konkrétní role a procesy, 
• praktický nácvik na reálných úkolech (ne na obecných příkladech) 
• a někoho uvnitř firmy, kdo znalosti udrží živé i po skončení kurzu.

Přesně na to je postavený kurz  Microsoft 365 Copilot Pro – ovládněte pokročilé funkce AI asistenta pro M365 od AIM Agency. Účastníci se naučí využívat Copilot v Outlooku, Wordu, Excelu, PowerPointu a Teams na konkrétních pracovních scénářích, ne na obecných demo příkladech, a odchází s dovednostmi, které rovnou použijí ve své práci.

Pokud vaše firma platí za Copilot licence a nejste si jisti, kolik z té investice se skutečně využívá, má smysl se na to podívat dřív, než se z drahého nástroje stane další nevyužitá položka v IT rozpočtu.

*Zdroje: Amplinate, Whatfix, Sentry Tech Solutions, Avanti ICO, Stackmatix, Cloud Revolution, McKinsey, Forrester TEI, Microsoft.*